Estoque são produtos ou insumos armazenados para atender a uma demanda. Ele se trata de dinheiro guardado e, por isso, precisa ser muito bem cuidado. É necessário manter uma quantidade mínima de produtos capaz de te fazer não perder vendas, mas, ao mesmo tempo, sobras em excesso também causam prejuízos. Para uma gestão eficiente, o modelo de controle de estoque é essencial.

Nós do blog James Tip decidimos reunir para você, empresário ou operador logístico, as principais informações para manter o seu estoque a todo vapor, com produtividade e livre de prejuízos. Acompanhe!

O que é controle de estoque?

Controle de estoque é entender a quantidade de cada item do seu estoque e, a partir disso, ser capaz de controlar a movimentação de produtos e matérias-primas do seu negócio, fazendo a gestão adequada de entradas e saídas.

Se o seu estoque for muito grande e estiver parado, certamente estará representando prejuízos para sua empresa. Estoque parado é dinheiro parado, isto é, um dinheiro que não pode ser aplicado ou utilizado em outros investimentos. Em alguns casos, pode representar até desperdício para a sua empresa, quando se trata de materiais perecíveis – como é o caso de alimentos.

Um estoque muito pequeno, ao mesmo tempo, também pode fazer a sua empresa perder oportunidades de vendas interessantes. Dessa maneira, independentemente do seu tamanho, qualquer empresa precisa garantir a eficiência do controle de estoque.

6 dicas para a gestão e controle de estoque ideal

Cuide dos prazos

Conheça bem o prazo de entrega de seus fornecedores e compreenda o volume de vendas esperado para diferentes épocas. Mantenha o estoque em alinhamento com um certo período planejado a fim de reduzir o risco de perdas e prejuízos.

Ah, sobre esse assunto, eu vou recomendar a leitura do artigo que publicamos sobre estoque mínimo! Aproveite porque está imperdível.

Atente-se às tendências e sazonalidades

É comum que as empresas enfrentem períodos de vendas diferentes no decorrer de um ano. Vamos pensar nas empresas de roupas, por exemplo, que precisam se preparar para o inverno e ajustar seus estoques às demandas exigidas no período – no caso do exemplo, as roupas mais grossas e quentes do que aquelas vendidas no verão.

O mesmo poderia ocorrer, também, em empresas de alimentos, ao notarem uma tendência do consumo de um item específico – como os itens veganos, hoje em dia.

E não vamos nos esquecer das datas comemorativas, como Dia dos Pais, Dia das Mães, Natal, Carnaval ou aniversário da marca. O importante é analisar o comportamento do mercado e estabelecer um modelo de controle de estoque ideal para manter a excelência do atendimento.

Evite estoques excessivos

Infelizmente, muitas empresas erram nesse ponto. Vou repetir o que comentei lá atrás: dinheiro parado representa dinheiro parado para a sua empresa. Nesse sentido, grandes estoques representam maior gasto para mantê-los. Ao mesmo tempo, os produtos podem acabar se desvalorizando e, em alguns casos, sofrer danos e avarias.

Tenha sempre em mente o seu planejamento e a necessidade do negócio.

Acompanhe o histórico

Como você sabe, para manter o controle do seu estoque, é necessário ter o planejamento (que já citamos algumas vezes) e um estudo prévio do mercado. Mas outro ponto importante a se considerar é o histórico construído pela sua empresa, que pode oferecer insights valiosos.

Em conjunto ao histórico, a adoção de métricas também pode te dar informações relevantes sobre desempenhos e conquista (ou não) de metas estabelecidas.

Avalie, por exemplo:

• giro de estoque em um período;
• prazos de entrega de fornecedores;
• fluxo de pagamentos;
• vendas realizadas e estimativas;
• entre outras.

Invista em sua equipe

Pessoas capacitadas são o diferencial para a construção de boas práticas. Mas, para que isso seja possível, invista no treinamento do seu time de estoque – e, se possível, dos demais departamentos da sua empresa – destacando a importância do estoque e, também, oferecendo toda a clareza necessária sobre as atribuições de cada um.

O setor de estoque só tem a ganhar, com processos fluindo de forma mais produtiva, otimizada e eficiente.

Adote um software de controle de estoque

Um software de gestão de estoque auxilia não somente em entradas e saídas, como também no registro e acompanhamento de itens com pouco estoque, em vencimento, nas finanças, prazos, entre outros.

A vantagem da tecnologia na gestão do estoque é a possibilidade de cruzamento dos dados obtidos com outras áreas – de novo, mais uma excelente fonte de insights para você ir perpetuando as melhores práticas. Pense nisso não como um dinheiro perdido, mas como um investimento de ótimo custo benefício com potencial de bons retornos no futuro.

Alguns métodos de controle de estoque

Existem diferentes modelos de controle de estoque que podem ser adotados pela sua empresa. A seguir, conheça alguns deles e avalie se faz sentido aplicá-los em seu negócio!

Inventário

Inventário de estoque é a contagem completa de todos os produtos armazenados no estoque de cada empresa, classificando e determinando o valor de cada item. Ele permite saber se o programa de controle de estoque está certo ou não, conforme o planejado, critérios estabelecidos ou o necessário para o bom andamento do negócio.

Essa rotina de contagem pode ser feita na periodicidade anual, rotativa, geral ou cíclica.

Mas entenda que o inventário é apenas mais uma parte que apoia todo o controle de estoque, portanto, não pode ser considerado como um fim em si mesmo.

FIFO, FEFO e LIFO

FIFO significa “First In, First Out” (primeiro a entrar, primeiro a sair) e se trata de um sistema que tem como objetivo manter a ordenação e rotatividade de produtos. Ele é baseado nas filas de espera de modo que os itens armazenados há mais tempo são os primeiros a serem levados pelos consumidores.

O FIFO é um modelo de controle de estoque interessante principalmente aos itens que não podem ficar estocados por muito tempo, como os alimentos. Sua principal vantagem é evitar os desperdícios.

A sigla FEFO, por sua vez, quer dizer “First Expired, First Out” (primeiro a vencer, primeiro a sair) e, nesta metodologia, os itens com prioridade a serem despachados são aqueles que têm validade mais próxima, sem importar a ordem de chegada deles. É indicado para produtos de alto giro e que vencem mais rapidamente. Uma de suas vantagens é manter os produtos sempre em bom estado para o consumidor.

Por último, LIFO significa “Last In, First Out” (último a entrar, primeiro a sair) se trata da metodologia menos utilizada entre as três. Neste caso, o modelo de controle de estoque é utilizado para certas estratégias de vendas em relação às categorias cuja novidade pode interessar ao consumidor de forma esporádica, como é o caso do setor de vestuário com as suas tendências.

Curva ABC

Sabe quando você vai a um supermercado e não encontra um determinado produto? Pode ser que o item foi aplicado à Curva ABC, um método utilizado justamente para estabelecer uma ordem de priorização dos itens que mais agregam valor para a empresa.

“A” corresponde ao maior valor, “B” intermediário e “C”, naturalmente, aqueles que têm menor valor de prioridade. Trata-se de um excelente aliado da tomada de decisão eficiente e pode te ajudar a evitar itens parados.

Just In Time

A tradução de Just In Time é “No tempo certo”. Esse conceito de controle de estoque está relacionado à produção por demanda, isto é, sem estoque parado, considerando a velocidade, qualidade e o preço dos produtos. O método foi desenvolvido pela Toyota, lá pelos anos 70 e, de lá para cá, vem funcionando muito para a empresa.

Kanban

O Kanban também faz parte do sistema da Toyota e se baseia no Just In Time. Funciona como uma espécie de cartão de sinalização sobre o andamento dos fluxos de produção em uma companhia. Seu objetivo é acompanhar a movimentação ao longo de todo o processo de produção e torná-lo mais claro e produtivo.

Existem diversos softwares que ajudam nesse gerenciamento de atividades para garantir a fluidez do controle de estoque, como os conhecidos Trello e Asana, por exemplo.

Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma metodologia que visa a melhoria contínua dos processos. Ele se baseia em Plan, Do, Check e Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Trata-se de uma das metodologias mais utilizadas e tem como objetivo apoiar a execução da estratégia.

Razões por que você deve adotar um modelo de controle de estoque

Nós listamos boas razões que vão fazer você implementar um modelo de controle de estoque na sua empresa hoje mesmo. Confira!

Boa gestão de compras

Com um programa de controle de estoque, é possível garantir uma boa gestão de compras que, consequentemente, leva a um melhor planejamento e lucros constantes. E alinhando esse planejamento com as metas dos setores da empresa, as áreas vão em rumo de um mesmo “destino”, por assim dizer.

Por exemplo, um dinheiro que poderia ser desperdiçado ou gasto de forma desnecessária pode ser alocado em outra necessidade da empresa.

Boas negociações

As boas negociações são possíveis a partir de um bom modelo de controle de estoque, com informações mais concretas e prazos mais acertados e coerentes. Torna-se mais fácil argumentar na hora de esperar o “sim” para o fechamento de incríveis negócios.

Isso tudo porque a persuasão é uma competência que só pode ser utilizada através de informações totalmente claras e precisas.

Redução dos custos totais do estoque

O custo do estoque está relacionado com a quantidade de produtos x desperdícios. Quanto mais produtos dentro de um estoque, maiores são as chances de danos, avarias e perdas.

Aumento da eficiência operacional

Empresas que produzem seus próprios itens necessitam de matérias primas e insumos que deverão ser inseridos na cadeia produtiva. Dessa maneira, quando é possível garantir esses suprimentos em quantidade, características e tempo ideal, a companhia alcança a sua máxima eficiência produtiva, sem paradas na produção em razão da falta de material.

Otimização do espaço físico

Já parou para pensar que o seu espaço físico pode estar “inchado”? Saiba que, ao estabelecer um modelo de controle de estoque, é possível otimizar o espaço físico utilizado e destiná-lo às outras necessidades da sua companhia. Algumas vezes, o local pode ser até trocado por outro menor, o que colabora nos custos com aluguel.

Satisfação dos clientes

Nenhuma empresa pode prosperar sem a satisfação dos clientes. Por isso, invista sem medo em levar uma boa percepção para quem compra de você, com produto de qualidade e entrega dentro do tempo ideal. Isso aumenta a chance de fidelização desses clientes – além de estimular a indicação, relevante para muitos negócios.

Maximize sua gestão de estoque com a previsão de demanda

A previsão de demanda é, basicamente, um estudo matemático e estatístico através do qual se consegue chegar a um número ideal para o seu estoque. Esses cálculos levam em conta os registros do passado e as expectativas para o futuro.

O James Tip tem a solução para previsão de demanda mais avançada do mercado. Entre nossos cases temos a Rede Marcela, que conseguiu acabar com as rupturas do estoque e diminuir o excesso, realizando as compras ideais para cada uma de suas lojas.

Fale com um especialista James Tip ainda hoje!